BE PRODUCTIVE

‎Vybírat si a dělat tak méně, to je cesta k produktivitě. Zaměřit se na pár důležitých věcí a zbytek ignorovat.

Ahoj! Dnes mám pro vás článek zase z mnou oblíbené kategorie "thoughts" a ráda bych se s vámi podělila s myšlenkami, zkušenostmi atd. z oblasti produktivity, plánování nebo prokrastinace. Ti, kteří čtou blog už delší dobu a nebo mě sledují na Instagramu, ví, že jsem člověk, který miluje dělání to do listů, různých seznamů, užívám si vyplňování diáře a dalších podobných činností. Navíc odškrtnutí splněného úkolu v deníčku má pro mě mnohdy katarzní účinek. Tak, jdeme na to.

1. Tvořte to do listy a odškrtněte si splněné
Nevíte, čím a jak začít? Vezměte si papír, tužku a sepište si to do list na dnešní den. Zahrňte do něho vše, co musíte zvládnout, vše, co na vás čeká v práci i mimo ni. Pište heslovitě, popř. v krátkých větách. Formulujte svůj úkol jasně a srozumitelně. A pokud chcete vaše seznamy posunout o kousíček dál a mít svůj čas pro práci ještě více pod kontrolou, rozplánujte si jednotlivé úkoly i časově. Třeba, že od 8:00-9:00 budete řešit e-maily a další korespondenci, od 9:00-9:30 se budete věnovat přípravě podkladů na poradu atd. atd.

A jedna taková rada z vlastní zkušenosti. Když si splněné úkoly odškrtnete, uvidíte, jak motýlci v břiše začnou šílet. :)

2. Neodkládejte věci a nedělejte je dvakrát
Asi taky znáte přísloví: "Co můžeš udělat dnes, neodkládej na zítra." a co se týče produktivity platí třikrát tolik. Pokud jsou nějaké věci, které víte, že musíte v nějakém časové období zvládnout a už si je naplánuje na konkrétní den či čas, neodkládejte je. Stejně celou dobu budete myslet jen na to, kdy jindy daný úkol uděláte, nebo hůře, zda se vůbec kdy přinutíte k úkolu znovu sednout. Proto, když se jednou rozhodnete pro to, že se na danou věc vrhnete, setrvejte u toho!

Druhou věcí, která souvisí poměrně dost právě s odkládáním věcí, je, že některé věci děláme na dvakrát... Samozřejmě je spousta událostí, které prostě za den nestihnete (zorganizovat konferenci, připravit svatbu...), ale potom jsou tady věci, které zaberou náš čas, ale nakonec se od nich odtrhneme... Nejlépe to asi vysvětlím na mé osobní zkušenosti s e-maily... Sedíte shodou okolností u počítače,, když vám přijde e-mail, přestanete dělat rozdělanou práci a podíváte se, kdo píše, nebo jeho hůře, co je obsahem e-mailu, který právě dorazil. Po rychlopřečtení usoudíte, že se e-mailem budete zabývat později a označíte ho jako nepřečtený... Proč? Proč si kradete svůj drahocenný čas? Přiznávám se, že i já mám problém se tomuto nešvaru vyvarovat, ale snažím se a když to udělám, hned si uvědomím nelogičnost mého jednání. Vymezte si přesný čas, kdy budete kontrolovat a hlavně řešit e-maily , může to být 1 x denně při příchodu do práce, nebo před odchodem domů. Pokud víte, že e-maily býváte zavalení, stanovte si dvě takové doby... ale mimo ně na e-maily prostě kašlete a věnujte se tomu, čemu se věnovat máte. 

3. Netvořte příliš dlouhé a nereálné seznamy
Nesplněné položky na seznamu vás jen zbytečně vystresují. Vytvořte si jen takové seznamy, u kterých víte, že je ve vašich silách je zvládnout. Nedávejte si do vaše to do listu milion věcí, když víte, že na vás něco leze, jste unavení... pak nesplníte třeba 70 % z nich a jste naštvaní sami na sebe. To stejné platí i o reálnosti cílů a úkolů, které si stanovíte. Pokud si do dlouhodobého to do listu, wish listu nebo říkejme tomu, jak chceme, napíšete, že chcete za měsíc zhubnout pět kilo a nebo přečíst 5 knih a už při sepisování cítíte vnitřní neklid, nepište tento bod na seznam. Budete zbytečně ve stresu, neustálém honění se za stanoveným cílem. Zkuste raději něco reálného...Vím, že nejsem vášnivý čtenář, ale chci začít číst? Ok... stanovte si na měsíc jednu knihu, která vás už dávno zaujala, ale stále jste si nenašli čas. Chcete zhubnout? Ok. Nedefinujte svůj cíl jako zhubnu xy kg, ale jako začnu jíst zdravě a vyřadím z jídelníčku většinu slazených nápojů... Vidíte mezi formulací ten zásadní rozdíl?!

4. Rozdělte úkoly na důležité, na ty, které počkají, a úkoly nedůležité 

Máte pocit, že úkolů je příliš mnoho, a tak se raději na všechny vykašlete, často proto, že nevíte, u kterého z nich začít? Rozdělte si úkoly dle naléhavosti. Máte nějaké e-maily, jejichž vyřízení počká ještě jeden den? Dejte je do složky "úkoly, které počkají". Pokud víte, že musíte do dnešních 12:00 rezervovat místnost pro celofiremní večírek udělejte to, co nejdříve. Pokud máte deadline pro odeslání článků do novin za 30 minut, tak to fakt nepočká. Pokud za 30 hodin, tak ještě chvíli ano. :) Pokud danému úkolu přiřadíte míru urgentnosti (je to termín?), tak uvidíte, že se vám s ním i snáze začne.

5. Začínejte tím, co je nejvíce komplikované 

Tady toto si málokdo uvědomuje. Ale vždy, když začínáme s prací (vlastně s čímkoli), jsme plní odhodlání, motivace a síly... všechny tyto super vlastnosti a schopnosti nás ale postupem času opouštějí. Proto si na začátek dne naplánujte úkoly, které jsou náročnější, co do času, tak třeba taky organizačně, logisticky apod. Na závěr dne si pak nechte úkoly, kterým říkám oddychovky - ha, třeba omluvenky.


6. Odměňte se a odpočiňte si

Když se vám podařit dokončit některý z úkolů, odměňte se. Dejte si kousek čokolády, zajděte si s kamarádkou nebo partnerem na něco dobrého... Pokud se vám podařilo splnit něco, na čem už dlouho pracujete, kupte si sami sobě něco, po čem už dlouho toužíte (třeba tímto způsobem mi přibyl do skříně nový hnědý kabát za povedenou konferenci). A hlavně odpočívejte... dělejte si mezi úkoly krátké pauzy, projděte se po bytě, zavolejte rodičům, přátelům udělejte si čaj, napusťte vanu, relaxujte a hlavně...v myšlenkách se pochvalte za vše, co jste během dne zvládli.

7. Hygge platí i pro pracovní prostředí

Mějte vaše pracovní místo takové, aby vás činilo šťastným. Potřebujete ke štěstí květinu, pořiďte si ji a dejte ji na pracovní stůl. Potřebujete nástěnku vizí, která vás namotivuje, když bude nejhůře? Vytvořte si ji. Potřebujete navodit klidnou atmosféru zapalte si k práci svíčku, nebo mnohdy stačí do místnosti vpustit čerstvý vzduch a roztáhnout závěsy. Potřebujete popíjet kávu během plnění úkolů? Udělejte si ji do vašeho oblíbeného hrnečku. Udělejte si ze svého pracovního místa prostor naplněný pozitivní energií a hlavně místo, kde váš čas trávíte rádi.

A rada na závěr? Hlavně vytrvejte a myslete na to, že učený z nebe nespadl. Pokud se vám zpočátku nebude dařit plnit vše, co si naplánujete, nevzdávejte se a poučte se z toho - příště úkol lépe formulujte, zařaďte ho do jiné denní doby... Tak to by pro dnešek bylo vše. Jak to máte vy? Jste také seznamový a plánovací typ, nebo necháváte život volně plynout a stavíte se k úkolům intuitivně?